Ngành dược phẩm là một lĩnh vực kinh doanh đặc thù, đòi hỏi nhiều điều kiện khắt khe không chỉ trong quá trình sản xuất mà còn ở việc phân phối sản phẩm. Làm thế nào để quản lý tốt số lượng tại từng nhà thuốc? Khắc phục tình trạng trình dược viên bán phá giá, báo cáo sai số lượng, sản phẩm như thế nào? Cách nào để kiểm soát hiệu quả các chương trình khuyến mãi, tích lũy, chương trình trưng bày và POSM?

Trong thời đại công nghệ mới, nhiều doanh nghiệp trong ngành dược (tiêu biểu như Bidiphar, hay Dược Hậu Giang,..) đã sớm ứng dụng các phần mềm quản lý dược phẩm vào trong vận hành để nhanh chóng giải quyết được các vấn đề lớn – bé trong xây dựng hệ thống phân phối ngành Dược phẩm. Vậy phần mềm này sẽ giúp ích được gì cho doanh nghiệp, và đâu là nhà cung cấp giải pháp quản lý dược phẩm tốt? Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp những thắc mắc vừa nêu trên.

1. Tạm biệt các công việc thủ công, giảm sai sót

Thực tế cho thấy, từ trước đến nay, việc quản lý phân phối – bán hàng bằng cách thủ công sử dụng các công cụ quen thuộc như Excel hoặc sổ sách mang lại rất nhiều sự bất tiện, tốn thời gian và có thể phát sinh thêm những chi phí không cần thiết. Tuy nhiên, khi áp dụng giải pháp SFA của DMSpro, mọi hoạt động của đội ngũ Trình Dược Viên sẽ được cải thiện đáng kể khi họ có thể thực hiện các nhiệm vụ như giới thiệu sản phẩm, lên đơn trực tuyến, quản lý doanh thu và doanh số bán hàng, kiểm kê kho hàng, và triển khai chương trình khuyến mãi,… ngay trên chính chiếc điện thoại di động của mình.

Thêm vào đó, việc quản lý đơn thuần bằng sổ sách hoặc các công cụ truyền thống đôi khi vẫn còn tồn đọng nhiều sai sót – điều tối kỵ trong ngành dược phẩm. Trên ứng dụng dành riêng cho trình dược viên, dữ liệu sẽ được đồng bộ trên toàn hệ thống, từ số lượng bán ra, nhập vào, đến số lượng hàng còn trong kho, mã SKU, lot date của hàng hóa,… Điều này sẽ “xóa sổ” những sai sót do con người, đảm bảo được tính chính xác trong dữ liệu cả đầu vào và đầu ra.

2. Chuẩn hóa quy trình làm việc của Trình Dược Viên

Với phần mềm quản lý phân phối Dược phẩm DMS, toàn bộ quy trình làm việc của đội ngũ Trình Dược viên sẽ được đổi mới theo tiêu chuẩn hiện đại. 

Theo đó, để chuẩn bị cho một ngày làm việc, trình Dược Viên kênh OTC sẽ đăng nhập vào ứng dụng cho Trình Dược Viên trên điện thoại và kiểm tra các thông tin cần thiết phục vụ cho việc bán hàng của mình. Khi đến mỗi cửa hàng, nhân viên sẽ tiến hành check-in để khai báo vị trí, thời gian cho Giám sát; kiểm đếm hàng tồn kho; chụp ảnh trưng bày sản phẩm; và làm khảo sát (nếu có). Quan trọng, khi nhà thuốc có nhu cầu đặt hàng, Trình Dược Viên có thể lên đơn ngay trên ứng dụng di động tại mỗi nhà thuốc và theo dõi trạng thái đơn hàng dễ dàng, xóa bỏ tình trạng sai số khi tạo đơn bằng tay như trước kia. Cuối cùng, sau khi hoàn thành các tác vụ tại cửa hàng, trình dược viên có thể check-out để ghi nhận thời gian, vị trí. Những tính năng trên sẽ giúp đảm bảo được tính chính xác trong quy trình làm việc của trình dược viên, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý trong việc đánh giá vào mỗi kỳ.

Với Trình Dược Viên kênh ETC, vào đầu ngày, trình dược viên kênh ETC sẽ khai báo mục tiêu ghé thăm (sản phẩm được giới thiệu, tặng quà,…), xếp lịch hẹn với bác sĩ,… thông qua bộ định nghĩa của hệ thống. Các thông tin trên sẽ được gửi đến người quản lý để phê duyệt. Tương tự kênh OTC, trình dược viên sau đó sẽ bắt đầu đến ghé thăm bác sĩ tại các bệnh viện, phòng khám và các trung tâm y tế theo đúng mục tiêu ghé thăm đã khai báo vào đầu ngày. Điều này giúp đảm bảo được tính tuân thủ của trình dược viên, đảm bảo viếng thăm hiệu quả để thuyết phục bác sĩ kê đơn.

3. Hỗ trợ đưa ra quyết định, chiến lược nhanh chóng

Toàn bộ dữ liệu đi thị trường của Trình Dược Viên đều được gửi về cho cấp quản lý theo thời gian thực (đơn hàng ở mỗi hiệu thuốc, số lượng hàng hóa còn tồn tại điểm bán, hình ảnh trưng bày sản phẩm, hiện trạng các POSM được đặt tại cửa hàng theo chương trình Trade marketing,…). Từ đó, các nhà quản lý có thể dễ dàng tính được độ phủ của nhãn hàng và đối thủ, cập nhật đầy đủ và ngay lập tức tình hình trên thị trường. Thông qua những dữ liệu trực quan, đội ngũ quản lý cũng có cơ sở để đưa ra quyết định kịp thời, đúng đắn giúp thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp.

4. Phù hợp với đặc thù của cả kênh OTC và ETC

Phần mềm DMS được thiết kế linh hoạt, có khả năng điều chỉnh và tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của từng kênh bán trong ngành dược. Điều này giúp doanh nghiệp dược có thể quản lý mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả và chính xác mà vẫn đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn của ngành.

Đối với kênh OTC, phần mềm DMS giúp hạn chế quy trình làm việc, duyệt đơn hàng nhanh chóng, và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực từ các điểm bán hàng khác nhau. Tất cả thông tin của Trình Dược Viên (vị trí, tuyến đường, doanh số,…) đều được cập nhật trên ứng dụng di động, giúp quản lý hàng hóa và chương trình khuyến mãi một cách chính xác và hiệu quả. Đặc biệt, giải pháp DMS sẽ giúp đáp ứng được các cơ chế khuyến mãi (scheme) khó, rắc rối đặc trưng của ngành Dược. Nhân viên bán hàng thị trường cũng có thể ghi lại hình ảnh chương trình trưng bày và POSM cho các hoạt động Trade Marketing, sau đó gửi trực tiếp về hệ thống phần mềm để chấm điểm nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và loại bỏ tình trạng dữ liệu bị “làm giả”. 

Đối với kênh ETC, phần mềm DMS hỗ trợ doanh nghiệp bán theo hợp đồng thầu, áp thầu với bệnh viện (đảm bảo về giá, số lượng sản phẩm,… đúng như trên hợp đồng). DMS cho phép doanh nghiệp quản lý tồn kho theo thời gian thực để có thể lên đơn, cũng như cung cấp thông tin về đối thủ cạnh tranh giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược phân phối phù hợp với thị trường.

5. Quản lý tiến độ giao hàng của các đơn hàng

Việc quản lý thời gian giao hàng đúng theo cam kết là một trong những mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp trong việc xây dựng uy tín. Trong khi đó, ở ngành dược phẩm, khi niềm tin là yếu tố được đặt lên trên hết, các doanh nghiệp càng phải không ngừng tìm cách tối ưu hóa lộ trình giao hàng để đảm bảo đơn hàng được giao đến đúng như kế hoạch.

Sử dụng giải pháp DMS dành cho ngành dược, với hệ thống toàn diện co-sell cùng Microsoft, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý được tình trạng của mọi đơn hàng cũng như trạng thái giao dịch. Thông qua việc số hóa quy trình đơn hàng, xác nhận đơn, và xuất kho, DMS sẽ tối ưu hóa được thời gian xử lý đơn hàng. Đồng thời, phần mềm DMS cũng sẽ giúp thiết lập lộ trình giao hàng dựa theo vị trí của đơn hàng để tối ưu quá trình vận chuyển, cắt giảm chi phí lãng phí. Bằng cách này, doanh nghiệp dược sẽ luôn đảm bảo được thời gian giao hàng theo đúng như cam kết ban đầu, tạo dựng được niềm tin trong lòng khách hàng.

Phần mềm quản lý Trình Dược Viên SFA của DMSpro

Nhiều doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên bán hàng từ tất cả các kênh bán hàng, với OMS, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng:

1. Quản lý tập trung đơn hàng từ tất cả kênh bán hàng của công ty trên cùng một hệ thống được tích hợp.
2. Quản lý xử lý đơn hàng và điều phối giao hàng cho toàn công ty.
3. Quản lý chặt chẽ và hiệu quả đội ngũ bán hàng và ngân sách bán hàng: tạo lịch viếng thăm khách hàng, định vị nhân viên/ cửa hàng trên bản đồ số GPS, cập nhật tình hình thị trường trong thời gian thực

Đối với nhân viên bán hàng ngoài thị trường:

1. Dễ dàng theo dõi chương trình tiếp thị mà doanh nghiệp đang triển khai ngay trên thiết bị di động và áp dụng tự động vào từng đơn hàng
2. Tạo mới đơn hàng nhanh chóng ngay trên di động thay vì phải ghi chép bằng văn bản, giấy tờ, tiết kiệm thời gian để chăm sóc khách hàng tốt hơn

Quý doanh nghiệp có mong muốn xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đa kênh, ĐĂNG KÝ NGAY để nhận tư vấn hoặc tham khảo thêm nhiều tính năng khác của OMS TẠI ĐÂY.